La productividad no depende tanto de trabajar más, sino de administrar mejor el tiempo; estos son los 5 hábitos que la reducen, según expertos

MÉXICO.- La productividad en los entornos laborales depende cada vez menos de la cantidad de actividades realizadas y más de la forma en que se administra el tiempo, la información y las herramientas tecnológicas disponibles. Así lo señala la maestra Claudia Ivonne Hernández Ramírez, académica de la Universidad Autónoma de Guadalajara (UAG), quien identifica cinco factores que afectan el desempeño en oficinas y áreas administrativas.

Entender cuáles son los hábitos que contribuyen a obstaculizar la productividad puede ayudar a detectar los patrones de comportamiento que deben cambiar dentro del ámbito laboral.

¿Cuáles son los principales enemigos de la productividad?

Uno de los hábitos más frecuentes es la multitarea. Aunque suele asociarse con una mayor capacidad de trabajo, cambiar constantemente de una actividad a otra puede reducir la concentración, aumentar el tiempo necesario para concluir tareas e incrementar la posibilidad de cometer errores.

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Como alternativa, la especialista recomienda utilizar herramientas de administración de tareas, como Microsoft To Do o Microsoft Planner, que permiten establecer prioridades y mantener un mejor seguimiento de las actividades pendientes.

Los procesos manuales también reducen la eficiencia

Otro de los factores identificados es la realización de procesos repetitivos y manuales, como capturar información en diferentes formatos o integrar expedientes de forma tradicional.

La UAG señala que plataformas como Microsoft Forms, Google Forms y Power Automate facilitan la automatización de procesos, reducen tiempos operativos y permiten que el personal dedique más tiempo a actividades de mayor valor.

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La organización de documentos es clave

La administración adecuada de archivos también influye en la productividad. Contar con una sola versión de los documentos, localizarlos con rapidez y compartir información de manera segura favorece el trabajo colaborativo.

Para ello, la institución promueve el uso de herramientas como OneDrive, Google Drive y OneNote, orientadas a fortalecer la gestión documental y el acceso organizado a la información.

Administrar el tiempo mejora los resultados

La planificación de actividades constituye otra competencia relevante para cualquier profesionista. Organizar reuniones, establecer prioridades y dar seguimiento a compromisos ayuda a optimizar la jornada laboral.

En este ámbito, aplicaciones como Outlook Calendar, Google Calendar y Microsoft Bookings ofrecen opciones para coordinar agendas y facilitar la programación de actividades.

La comunicación eficiente evita duplicidades

El intercambio constante de correos electrónicos, mensajes y distintas versiones de un mismo documento puede generar interrupciones y pérdida de tiempo.

Por ello, la académica recomienda aprovechar plataformas colaborativas como Microsoft Teams y Google Chat, además de documentos compartidos que permiten mantener la información actualizada y disponible para todos los integrantes de un equipo.

El objetivo va más allá de la tecnología

La Universidad Autónoma de Guadalajara señala que el propósito de incorporar estas herramientas no consiste únicamente en aprender a utilizarlas, sino en desarrollar la capacidad para analizar procesos, detectar áreas de mejora y seleccionar soluciones digitales acordes con cada necesidad.

Según la institución, una gestión eficiente del tiempo, la información y la tecnología permite fortalecer competencias como la organización, el pensamiento analítico y la innovación, capacidades cada vez más demandadas en el mercado laboral.