Errores en la nómina están haciendo que las empresas mexicanas pierdan la confianza de sus trabajadores y les está costando hasta 900 mil pesos al año en multas con el SAT, la STPS, el IMSS y el Infonavit
Revisar, actualizar y profesionalizar la gestión de nómina no solo reduce multas y costos operativos. También protege uno de los activos más frágiles en cualquier organización: la confianza de su gente.
Los errores en la nómina se han convertido en uno de los principales focos de riesgo financiero, legal y laboral para las empresas en México, un problema que se vuelve especialmente visible durante el cierre de año, cuando se calcula y paga el aguinaldo.
De acuerdo con un reporte de la plataforma de gestión laboral Worky, publicado por El Economista, los registros erróneos en nómina llegaron a costar hasta 900,000 pesos anuales por empresa en 2024, con un gasto promedio de 6,000 pesos por cada error detectado.
La propia plataforma advierte que el panorama no es alentador.
Las inconsistencias y fallas en la nómina están creciendo y generando costos significativos para las empresas”, señala Worky, que además estima que para el cierre de 2025 el número de errores podría aumentar.
Este fenómeno se agrava en diciembre, cuando se concentran revisiones internas, pagos extraordinarios y el cumplimiento de obligaciones laborales.
En este periodo, además, entran en juego sanciones económicas importantes si el aguinaldo no se paga antes del 20 de diciembre, como marca la Ley Federal del Trabajo.
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¿Por qué el aguinaldo destapa tantos errores?
Según datos de Worky, 35% de los errores en nómina se detectan por primera vez durante la preparación del pago del aguinaldo.
Esto ocurre porque las áreas administrativas revisan de forma más exhaustiva información que durante el año suele manejarse de manera fragmentada.
En ese proceso se reevalúan:
- Ausencias y retardos
- Incapacidades
- Cambios salariales
- Bonos y pagos variables
- Días trabajados
- Incidencias no registradas
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Es justo en este cruce de datos donde salen a la luz fallas acumuladas durante meses.
La tendencia indica que los errores están relacionados con desfases en el cálculo inicial de la nómina a lo largo de todo el año”, explica Worky en su análisis.
A esto se suma que, aunque diciembre concentra alrededor de 70% de los pagos de aguinaldo, desde 2023 han aumentado los pagos anticipados, parciales o proporcionales, lo que complica la operación y eleva el riesgo de equivocaciones administrativas.
Multas, recargos y sanciones: el costo legal de equivocarse
Los errores de nómina no solo generan retrabajo interno. También pueden derivar en multas de distintas autoridades, dependiendo del tipo de omisión.
Entre las principales sanciones se encuentran:
SAT
El Servicio de Administración Tributaria puede multar con hasta 112,650 pesos por cada CFDI de nómina no emitido o emitido con errores, además de negar la deducción fiscal del gasto.
IMSS e Infonavit
La omisión de cuotas de seguridad social es sancionada con montos que van del 40% al 100% de las cuotas no pagadas, más recargos y actualizaciones.
STPS
La Secretaría del Trabajo y Previsión Social puede imponer multas por incumplir prestaciones de ley o por errores en el cálculo de jornadas laborales, con sanciones de hasta 5,000 veces la UMA por cada trabajador afectado.
Las fallas impactan en costos extra para las empresas, así como riesgos legales y reputacionales”, advierte Worky.
El impacto que no se ve: confianza y permanencia laboral
Más allá del dinero, los errores en la nómina tienen un efecto directo en la relación entre empresa y trabajador. Cuando un colaborador detecta fallas en sus pagos, la confianza se debilita.
Worky estima que 58% de los trabajadores considera que los errores en pagos influyen en su decisión de permanecer o no en una empresa.
Esta percepción coincide con lo reportado por ADP en el estudio Gente en el trabajo 2024, donde más del 40% de los empleados afirmó haber tenido problemas con su nómina, ya sea por pagos incorrectos, incompletos o retrasados.
Se convierte en una fuente de frustración y desconfianza. Al final, todo el esfuerzo que has dedicado a construir una cultura de confianza y compromiso puede verse afectado por un simple desajuste entre el bruto y el neto”, advierte ADP en su análisis.
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¿Qué recomiendan los expertos para reducir errores?
Ante este escenario, ADP y Worky coinciden en que la prevención debe ser continua y no solo de fin de año. Entre las principales recomendaciones se encuentran:
1. Explicar cómo se calculan los pagos
Comunicar a los trabajadores de qué forma se integra su salario, prestaciones y deducciones, y dejar claro a quién acudir en caso de dudas o aclaraciones.
2. Mantenerse al día en materia legal
Actualizar procesos conforme a cambios en leyes laborales, fiscales y de seguridad social para evitar errores y sanciones.
3. Involucrar a más áreas
No concentrar toda la operación en Recursos Humanos. Integrar a contabilidad, finanzas y supervisores operativos permite contar con información más completa y oportuna.
4. Apostar por la automatización
El uso de sistemas digitales de nómina reduce la carga manual, ayuda a detectar inconsistencias a tiempo y facilita correcciones antes de que se conviertan en multas o conflictos laborales.
Un cierre de año que exige mayor control
El cierre de año no solo es un momento de obligaciones legales, sino también una prueba para los procesos internos de las empresas.
La información presentada por Worky y ADP muestra que los errores de nómina no son hechos aislados, sino un problema estructural que, si no se atiende durante todo el año, estalla en diciembre.
Revisar, actualizar y profesionalizar la gestión de nómina no solo reduce multas y costos operativos.
También protege uno de los activos más frágiles en cualquier organización: la confianza de su gente.
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