Aunque la automatización llegó a las nóminas, expertos advierten que los errores pueden aumentar y el SAT procederá con multas

CIUDAD DE MÉXICO.- — La actualización de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), los cambios en las tablas del ISR y el aumento de 13% al salario mínimo, vigentes desde el 1 de febrero, han elevado el riesgo de errores en nómina y posibles sanciones fiscales y laborales si las empresas no ajustan a tiempo sus sistemas y procesos.

El arranque de año trajo consigo una combinación de ajustes obligatorios que impactan de forma directa la operación de las empresas en México.

La nueva UMA, las modificaciones a las tablas del Impuesto Sobre la Renta (ISR) y el incremento al salario mínimo obligan a recalcular sueldos, prestaciones, retenciones y cuotas de seguridad social. Especialistas advierten que no hacerlo de manera correcta puede traducirse en multas, recargos y conflictos laborales.

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La información se desprende de disposiciones oficiales y de análisis de especialistas en gestión de nómina, así como de datos compartidos por la plataforma Buk México.

¿Qué cambió y por qué impacta a la nómina?

Los ajustes aplicados desde febrero no son opcionales. Afectan varios componentes clave de la nómina:

• Cálculo de sueldos y salarios, especialmente para trabajadores que perciben el mínimo.
• Retención del ISR, al modificarse las tablas aplicables.
• Cuotas obrero-patronales, que se calculan con base en la UMA.
• Subsidio al empleo y otras prestaciones ligadas a ingresos.

Cualquier desfase entre la normativa vigente y los sistemas internos puede provocar errores automáticos en cada periodo de pago.

Errores operativos: un riesgo más común de lo que parece

Lejos de tratarse de casos aislados, los problemas en nómina son frecuentes. De acuerdo con cifras de Buk sobre gestión de nómina, 5 de cada 10 colaboradores han tenido algún error en el pago de su salario a lo largo de su vida laboral, ya sea una vez o de forma recurrente.

Especialistas señalan que estos errores suelen intensificarse en periodos donde coinciden cambios fiscales, laborales y ajustes salariales, como ocurre al inicio de cada año.

Retención de ISR: uno de los focos rojos para las empresas

Uno de los errores más delicados ocurre en la retención del Impuesto Sobre la Renta.

En México, los empleadores están obligados a calcular, retener y enterar correctamente el ISR de sus trabajadores ante el Servicio de Administración Tributaria.

Cuando hay fallas en el cálculo o en el entero de las retenciones, las consecuencias pueden ser graves:

• Multas de entre 55% y 75% del monto no retenido o retenido incorrectamente.
• Recargos y actualizaciones por pagos extemporáneos.
• Responsabilidad penal, en los casos más graves.

Impacto directo en seguridad social y derechos laborales

Los errores derivados de no actualizar la UMA también repercuten en las cuotas de seguridad social ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.

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Un cálculo incorrecto puede generar:

• Diferencias en cuotas obrero-patronales.
• Créditos fiscales, multas y recargos.
• Auditorías y revisiones más amplias.

Además del impacto financiero, estas fallas pueden afectar directamente a los trabajadores, por ejemplo en semanas cotizadas, pensiones, incapacidades y otros derechos.

Más allá de las multas: conflictos laborales y presión reputacional

Los errores en nómina no solo se reflejan en sanciones económicas. También suelen derivar en:

• Inconformidades y reclamos de los colaboradores.
• Riesgo de inspecciones de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.
• Mayor carga operativa para áreas de recursos humanos y finanzas.
• Daños a la confianza interna y a la reputación de la empresa.

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La automatización, clave para reducir riesgos

Especialistas coinciden en que uno de los principales factores de riesgo es la dependencia de procesos manuales o sistemas desactualizados, especialmente en contextos de cambios normativos.

Cada año vemos que muchos de los problemas en nómina no se originan por incumplimiento intencional, sino por no actualizar a tiempo parámetros clave como la UMA o las tablas del ISR. Plataformas digitales de nómina y recursos humanos permiten automatizar cálculos, estandarizar procesos y reducir la dependencia de ajustes manuales, que suelen ser el origen de omisiones o inconsistencias. Además, facilitan la trazabilidad de la información, un elemento cada vez más relevante ante revisiones de la autoridad”, explica Karen Zetina, especialista en nómina de Buk México.

Un entorno regulatorio más exigente

Con un marco fiscal y laboral cada vez más estricto, la correcta administración de la nómina se ha convertido en un tema estratégico para las empresas.

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La combinación de conocimiento normativo, actualización constante y uso de tecnología es hoy una condición básica para evitar sanciones, proteger los derechos de los trabajadores y mantener la estabilidad operativa.

Para las organizaciones, el mensaje es claro: no actualizar la nómina ya no es un error menor, sino un riesgo fiscal y laboral de alto impacto.