El kilo de boda

Me tocó participar recientemente en un panel de expertos en organización de eventos donde platicamos sobre el costo que tiene un kilo de boda o un kilo de organización de evento.

La referencia, por supuesto, es a la pregunta obligada de los clientes a los coordinadores de bodas o de eventos, sobre el costo que “saldría” organizar una evento “sencillo pero elegante”.

Tengo 25 años en mi negocio de organización de eventos corporativos, empresariales, de reuniones, congresos y eventos sociales y palpo día a día lo poco que hemos avanzado en la cultura de organización de nuestros eventos.

En lo general, todavía creemos que es fácil desarrollar una fiesta por nuestras propias manos.

La pregunta en una primera cita, es obligada ¿como cuanto me va a costar mi evento? Y obvio, la respuesta no es para nada sencilla.

No estamos ofreciendo ni frijoles, ni carne, ni palomitas en contenedores chicos, medianos o grandes. No hay tal kilo de boda.

Detrás de un evento intervienen factores específicos que tienen número pero también muchos que son subjetivos para los gustos y preferencias de un cliente.

¿Que define lo “elegante”? ¿Que es lo que “no se usa”? ¿Que es lo que está de “moda”? ¿Cual es tu concepto de una fiesta sencilla? ¿Que tantos elementos debe tener una fiesta “sofisticada”? ¿Que es caro y que es barato?

La subjetividad en los eventos es la marca de la casa. Tus necesidades particulares y las expectativas de tu empresa, de los directivos, de los papás de una novia o del cumpleañero en turno son tan diferentes que un tema conceptual o temático puede resultar en eventos absolutamente diferentes entre si.

Otros factores intervienen en forma definitiva en la planeación y organización de un evento y que son vitales conocer cuando pretendes involucrarte en la elaboración de un proyecto y un presupuesto para tu evento:

El número de personas esperadas, los servicios que esperas ofrecer a tus invitados, la calidad de dichos servicios, el lugar en que se realizará, el tipo de concepto/decoración del evento y por supuesto, el perfil de tus invitados.

Tengo 25 años cobrando como agencia de organización y decoración de eventos con una amplia experiencia en protocolo y logística y aún sigo aprendiendo de lo que día me llegan en peticiones. Desde quien llega sin idea de que hacer hasta quien tiene un “mood board” con recortes e ideas específicas. De quien sabe que quiere y puede gastar “x” monto de dinero hasta quien quiere hacer maravillas con 10 pesos.

Cada idea que una persona te trae a la mesa de negociación, te ayuda aprender de la idiosincrasia de tu potencial cliente, de lo diferente que puede ser el cambiar de locación, de atender más o menos detalles, de intentar y lograr nuevos conceptos, nuevas ideas que resulten en personas satisfechas con tu trabajo.

Así que, la próxima vez que necesites organizar un evento y decidas contratar a un coordinador de eventos, considera que tu idea no es la que tiene la persona que contratarás sino que tienes que hacer un esfuerzo adicional por buscar imágenes que proyecten lo que buscas: una foto de un paisaje, de una textura, de otros eventos que reflejen tus gustos y preferencias.

Procura, en la medida de lo posible, no usar conceptos genéricos como “quiero una fiesta pequeña y muy bonita” porque, para efectos prácticos, no significa nada en la mente de un organizador o de un proveedor de equipo.

Un evento grande y detallado, puede ser uno de miles de personas de una empresa maquiladora o la fiesta de 400 personas para celebrar tu cumpleaños. Todo en eventos es relativo.

Lo que sí, con la agitada vida que tenemos en ciudades como Tijuana, contratar a un coordinador de eventos para resolver tus necesidades, siempre será una buena idea.

* El autor es empresario, turistólogo y un enamorado de su ciudad.