Pólizas con errores pueden ponerte en alerta ante el SAT

Una contabilidad correcta requiere documentación que respalda cada número. Y la documentación que el SAT revisa con más detalle son las pólizas contables y su relación con las facturas que las generan.

Pero cuando llega una revisión del SAT, descubren que sus pólizas tienen errores que parecían menores pero que la autoridad ve como graves. La razón: el SAT no solo verifica que el dinero esté registrado. Verifica que cada registro esté correctamente vinculado con su factura.

El SAT opera bajo un principio: cada operación contable debe tener respaldo. Ese respaldo es, en la mayoría de los casos, una factura electrónica válida. No cualquier factura. Una factura timbrada por el SAT, con folio fiscal único.

El folio fiscal no es número que se asigna. Es código que genera el SAT cuando la factura se sella electrónicamente.

Cuando la póliza contable no identificar ese folio fiscal correctamente, la póliza queda sin validez. El SAT no puede verificar de dónde proviene el registro. Y si no puede verificar, puede asumir que hay irregularidad.

Esto ocurre frecuentemente. Una empresa recibe un servicio. Lo registra en contabilidad. Pero la factura llega días después.

En ese escenario, la póliza inicial se hace sin folio fiscal. Tiempo después, cuando llega la factura, se tiene que actualizar la póliza con el folio correcto. El problema: muchos sistemas contables no permiten fácilmente modificar pólizas ya registradas.

Cuando un sistema no permite agregar folio fiscal después, la norma permite usar un reporte auxiliar. Este reporte no es documento interno cualquiera. Debe tener formato oficial y debe listar cada póliza, su folio fiscal correspondiente, montos y RFC del emisor.

Pero el reporte auxiliar requiere disciplina. Debe estar actualizado. Debe ser verificable. Muchas empresas hacen el reporte una sola vez y luego lo olvidan.

De ser así, el SAT va a pedir que expliques. Lo que puede causar demora, pero se resuelve con documentación.

• *- El autor es Abogado Fiscalista.