Estrategias de impresión: ¿Cómo maximizar el presupuesto operativo y la eficiencia en la oficina?

La eficiencia en el actual clima de negocios competitivo no solo se refiere a incrementar las ventas, sino también a optimizar los gastos. La infraestructura de impresión es uno de los centros de costos más menospreciados en la gestión empresarial. Frecuentemente, las organizaciones conservan flotas de dispositivos anticuados o emplean tecnología de color sin discernimiento, lo que agota el presupuesto operativo cada mes. Hoy en día, una de las maneras más eficaces para optimizar los recursos financieros es poner en marcha una estrategia inteligente de impresión.

La factibilidad de una oficina sin color

¿Es factible, de verdad, manejar una oficina moderna sin color? La respuesta es un sí rotundo. En la rutina diaria de las empresas, la mayor parte de los documentos (recibos de nómina, informes internos, contratos, facturas y borradores de trabajo) no necesitan el color cian, magenta o amarillo para llevar a cabo su propósito.

El “Costo Total de Propiedad” (TCO) disminuye significativamente cuando se pasa a un ambiente mayormente monocromático. Al suprimir la obligación de adquirir cuatro cartuchos distintos y simplificar el mantenimiento de los tambores o cabezales de imagen, las compañías tienen la posibilidad de canalizar esos recursos hacia sectores estratégicos como la formación del personal o la innovación.

Técnicas para optimizar el presupuesto de operación

Para que el ahorro sea sostenible, la dirección debe adoptar una perspectiva proactiva en vez de solo restringir el acceso a las impresoras.

• Consolidación y centralización: Numerosas oficinas cuentan con impresoras de escritorio pequeñas en cada cubículo. Estas máquinas, aunque son cómodas, son las que requieren más gastos para su mantenimiento. Reemplazarlas por estaciones de trabajo multifuncionales, que estén situadas en lugares estratégicos, hace posible un control más estricto y una reducción significativa del costo por página.
• Software para gestionar la impresión: La utilización de instrumentos que necesiten la verificación del usuario a través de un código o tarjeta antes de liberar el trabajo de impresión previene que el papel se desperdicie en las bandejas.
• Digitalización de procesos laborales: Si no se promueve la digitalización, es imposible ahorrar en impresión. La conversión de documentos en papel a archivos digitales que se pueden buscar no solo permite ahorrar en tóner y papel, sino también espacio físico para el almacenamiento.

Marcas líderes en tecnología de impresión en blanco y negro

Examinamos a continuación las marcas que lideran el mercado de soluciones en blanco y negro, con énfasis en la optimización del presupuesto operativo, así como en la durabilidad y la rapidez.

Ricoh

Esta marca se ha establecido como el patrón de oro para las compañías que persiguen una combinación de eficacia en costos y solidez tecnológica. La serie de impresoras de Ricoh se caracteriza por su habilidad para manejar cantidades grandes de trabajo sin comprometer la nitidez del texto. Sus equipos láser monocromáticos están diseñados con elementos de larga duración, lo que reduce el número de intervenciones técnicas y, por ende, disminuye el tiempo en que la oficina permanece inactiva. Asimismo, su tecnología de tóner a baja temperatura contribuye a disminuir el consumo de electricidad, lo que tiene un efecto positivo en la factura energética de la compañía.

HP (Hewlett-Packard)

Debido a su ecosistema de seguridad, HP continúa siendo una referencia. HP incorpora capacidades de autocuración en sus modelos láser monocromáticos, dado que las impresoras pueden ser puertas de entrada para ataques cibernéticos. Se conoce que sus dispositivos son rápidos para salir de la primera página, lo cual previene cuellos de botella en oficinas donde el tránsito de personal es elevado.

Brother

Es la opción preferida para las empresas pequeñas y medianas (PYMES). Brother ha conseguido equilibrar un bajo precio de adquisición con una alta durabilidad. La sencillez mecánica de sus modelos monocromáticos es lo que los hace tan conocidos, ya que esto posibilita que el usuario final realice modificaciones de consumibles con facilidad, sin requerir apoyo técnico continuo para trabajos elementales.

Canon

Canon destaca por su tecnología de captura de imagen. Sus aparatos multifuncionales láser monocromáticos no solo logran una impresión eficiente, sino que también brindan las capacidades de escaneo más altas de su tipo. Esto es esencial para las compañías que están en tránsito hacia una oficina sin papel, porque ayuda a generar archivos digitales de alta fidelidad.

Lexmark

Lexmark se especializa en soluciones para grandes empresas que necesitan una integración exhaustiva con sus sistemas de administración interna, como Microsoft Dynamics o SAP. Sus equipos monocromáticos están configurados para ciclos de trabajo intensos y pueden imprimir miles de páginas al mes sin perder calidad en la imagen, por lo que son perfectos para departamentos de logística o contabilidad.

La repercusión en la cultura de la organización

Modificar el método de impresión de una oficina no es únicamente una decisión económica, sino que también tiene un componente cultural. La compañía emite un mensaje directo sobre la relevancia de la sostenibilidad y el uso responsable de los recursos al anteponer el empleo de impresoras monocromáticas y dispositivos de rendimiento elevado.

Una oficina que mejora su impresión a largo plazo se vuelve más organizada, más digital y, por lo tanto, mucho más rentable. La clave no es dejar de imprimir, sino hacerlo de forma profesional, empleando las herramientas apropiadas que brindan marcas líderes para garantizar que cada centavo gastado en tinta y papel produzca un valor auténtico para la empresa.