Como mejorar las presentaciones

CIUDAD DE MÉXICO.- Las presentaciones con diapositivas son un clásico en ponencias y exposiciones. Si tendrás una charla en público, es muy posible que te preguntes si aún son efectivas y, en caso de serlo, qué es lo que puedes hacer para aprovecharlas mejor. Para responder estas preguntas, consultamos a dos expertos en comunicación, quienes te ofrecen algunos consejos fáciles de ejecutar.

Los primeros pasos

Para Julia Ruiz, coordinadora de comunicación y relaciones públicas de la firma Pequeño Cerdo Capitalista, las presentaciones siguen siendo una herramienta vigente para comunicar, aunque ahora se enfrenten a muchos retos.

El gran desafío para cualquier conferencista es que te presten atención. 

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Estamos expuestos a muchos factores externos y el número uno es el celular, el cual es una fuente inagotable de distracciones. Por otro lado, he asistido a ponencias en las que no existe ningún material de apoyo y, así, es mucho más complicado lograr que el público se enfoque, sin importar la jerarquía o carisma del ponente", asegura.

Antes de elegir el programa o aplicación para crear tu presentación, lo primero que debes hacer es plasmar qué es lo que vas a presentar y de qué manera. Y, para lograrlo, no hay nada como lo tradicional: "en cuestión de herramientas para preparar una presentación, (lo mejor es) hacer anotaciones a mano.

Pueden realizarse en fichas bibliográficas o en una libreta, pero lo importante es plasmar qué quieres expresar en tu conferencia. Es una buena forma de darle estructura", explica Ruiz.

Por otro lado, el doctor Gabriel Pérez Salazar, catedrático de tiempo completo en la Universidad Autónoma de Coahuila (U.A. de C.) y especialista en Comunicación e Innovaciones Tecnológicas, recomienda crear una especie de guion en el que se manifieste la idea principal con la ayuda de palabras clave.

Al redactar el texto, la prioridad es hacerlo de manera que sea sintético y lo menos redundante posible", aconseja.

Una vez que los aspectos básicos de tu presentación están mapeados, el siguiente paso consiste en la selección de materiales de apoyo. Las opciones son cada vez más amplias, y ambos expertos coinciden en que tanto videos como gifs son dos elementos en tendencia.

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Sin embargo, es muy importante tomarse el tiempo necesario para filtrar estos materiales, de modo que sí sean un apoyo y no una distracción.

"Si un video te sirve para ejemplificar la información que estás exponiendo, entonces es una gran herramienta. Por ejemplo, si estás hablando de cómo hacer una campaña exitosa de marketing y encuentras algún video que cubra con todas o varias de las características, es una buena idea incluirlo", agrega Ruiz.

Aliados tecnológicos

En cuanto a los programas ideales para crear una presentación adecuada, Julia Ruiz sugiere Google Slides, el cual es gratuito y permite la modificación de los archivos sin necesidad de estar conectado a Internet. Además, es posible descargarlos en formatos como PDF.

A su vez, el doctor Pérez Salazar apuesta por el uso de Prezi, una plataforma de diapositivas en el cual es posible trabajar con un formato más libre y llamativo, pues se pueden crear mapas conceptuales a través de ella. Este programa tiene una versión gratuita y de libre acceso.

¿Cuánto debe durar?

En relación al tiempo para desarrollar tu intervención, Julia Ruiz considera que eso dependerá, en gran medida, del tema y del programa de actividades.

No hay una fórmula como tal, pero si haces una conferencia de media hora, 30 diapositivas está bien. O, si dura más, se pueden incluir diapositivas con imágenes, siempre y cuando aporten a lo que se está presentando", concluye.

Tómalo en cuenta

Qué sí:

Elige un diseño sencillo, pero que sea fácilmente legible.

Realiza una cuidadosa selección de tus materiales de apoyo.

Crea un guion o estructura antes de la presentación.

Mantén la atención del público durante toda tu intervención.

…y qué no:

Abusar de los videos, gifs e imágenes.

Utilizar colores demasiado saturados y que dificulten la lectura.

Mostrar exceso de diapositivas.

Exhibir información que no respalde lo que se dice.