Juntas Ejecutivas: comunicación institucional

“Es que no me habías dicho que íbamos a contratar a esa persona”, “yo creí que habíamos quedado en otra cosa”, “nooooo, yo no me acuerdo de eso, al contrario, quedamos en otra cosa” y así puedo enumerarle trescientos y un mil pretextos que oigo en la comunicación interna de mis clientes que pueden causar hasta renuncias, ni hablar de un clima laborar desastroso; y cuando me preguntan cómo solucionarlo, invariablemente pregunto ¿cómo son sus juntas ejecutivas? y generalmente me ven con cara de “What???”

Entonces, hablemos de las juntas ejecutivas. ¿Para qué hacerlas? el ejercicio de reunirse con una frecuencia determinada, aporta un ritmo de comunicación claro a la empresa. Los cinco puntos clave son:

1.- Objetivo: determinar cual es el objetivo claro de la junta, hay varios tipos, por ejemplo si es la junta de primer nivel, estrictamente es para ver temas de tomas de decisiones interdepartamental. Si la junta es para profundizar en temas de un área en específico, por ejemplo: recursos humanos, entonces se verán temas relacionados.

2.- Orden del día: se tiene que enviar un documento determinando cuales son los puntos a tratar, para que los participantes vayan preparados con la información necesarias.

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¿Hacia dónde vamos?

3.- Asistentes: apegarse estrictamente al objetivo de la junta, si es de primer nivel no entran supervisores, si es de un área, exclusivamente asistirán los involucrados, no haga juntas generales a menos que obedezcan a un objetivo claro

4.- Puntualidad: decidir cuándo y a qué horas se llevarán a cabo y apegarse celosamente a esa agenda, incluso recurrir a cerrar la puerta si los participantes no han llegado. Es tema de disciplina y formalidad, si no se empieza por ahí, difícilmente se verán estas cualidades reflejadas en el comportamiento general.

5.- Minuta: debe de llevarse por escrito y estructuradamente, fecha, asistentes, tema de la junta, puntos nuevos, puntos anteriores y los compromisos ahí anotados deben de llevar el responsable y la fecha para realizarse.

Así es como se debe de llevar una comunicación institucional, ahora bien, de nada le va a servir si no se le da seguimiento ¿cómo?, en la siguiente orden del día se pondrán los puntos nuevos a tratar y se adjuntará la minuta anterior, con la finalidad de dar seguimiento puntual a los compromisos.

Recomendaciones:

1.- Lleve un orden para leer la minuta y que cada involucrado de su punto de vista, promueva la comunicación asertiva, es decir, modere y si alguien se extiende innecesariamente o divaga, regréselo al tema principal y cierre. Anote los comentarios en la minuta, si ya se resolvió borre el punto para la siguiente reunión.

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2.- Una vez que se termine de dar lectura a la minuta anterior, se pasan a los puntos nuevos con la misma dinámica, empezando por la derecha, una vez que el participante haga uso de la palabra, la cederá y respetará los tiempos de cada quien. Solo si hay una intervención de calidad se tomará en cuenta, poco a poco se harán más asertivas. No lo tome personal, es co-mu-ni-ca-ción institucional.

3.- Al final se pueden ver los asuntos generales, puede ser que los participantes tengan asuntos nuevos que tratar que no estén en la orden del día ni en la minuta.

Espero que esta guía le sirva y la practique, créame que mejorará en cantidad su comunicación y poco a poco verá los resultados, se empezará a mejorar y se evitará el “radio pasillo”. Búsqueme en mis redes sociales, escriba en Google Marcela Mexia. Gracias por leer.