Lucha contra la burocracia

La intención de los líderes puede convertirse en la diferencia en esta lucha por agilizar nuestras organizaciones.

Durante una reunión de jóvenes talentosos surgió el cuestionamiento de si su empresa está mostrando signos de burocracia o no. Hubo todo tipo de respuestas, desde los que creen que su compañía está dando pasos de avanzada en su sector hasta los que consideran que están en la edad de las cavernas por la lentitud y complejidad con que muchos procesos avanzan.

Parece que para los jóvenes de hoy, y en particular para los “millennials”, todas las instituciones son burocráticas. La verdad es que la velocidad y la agilidad de cambio se han convertido en una virtud obligada en los ambientes competitivos de hoy.

También es oportuno aclarar el significado del término burocracia. Según Max Weber, reconocido sociólogo y economista alemán, la burocracia es una forma de organización que resalta la precisión, la velocidad, la claridad, la regularidad, la exactitud y la eficiencia, conseguida a través de la división prefijada de las tareas, de la supervisión jerárquica, y de detalladas reglas y regulaciones.

La finalidad primaria de los conceptos de Weber es clara. Se buscaba lograr optimizar la eficiencia operacional de las instituciones por medio de la obediencia bien orquestada y estructurada. Mientras las circunstancias no cambiaran, y la razón de ser de la organización fuese la misma, lograr la obediencia institucionalizada fue un propósito válido y un camino viable para ser más eficiente.

Es en la administración pública donde la burocracia ha convertido el término en una desgracia. En este contexto se entiende por burocracia la administración ineficiente por el papeleo y las formalidades, y a la influencia excesiva de los funcionarios en los asuntos públicos.

En la empresa privada también hay burocracia. La diferencia es que los mercados no son tolerantes con ella ni están dispuestos a subsidiarla. Durante las décadas posteriores a la Segunda Guerra Mundial, la mayoría de los mercados en el mundo fueron expansivos y los cambios demandaban pocos ajustes a las fórmulas de negocio de las medianas y grandes corporaciones.

Pero los entornos son ahora distintos. El ritmo de cambio sigue acelerando y las fórmulas de negocio tienen que rediseñarse o reinventarse continuamente. La obediencia institucionalizada favorece la eficiencia, pero entorpece la velocidad de cambio. Ahora la burocracia empieza a dificultarle la vida a las empresas.

Ahora consideramos que una organización es burocrática cuando en ella prevalecen procedimientos rígidos y ajustados, políticas estrictas y limitaciones inflexibles. Una empresa así opera con controles estrictos y minuciosos procesos de autorización de toda nueva medida. Es usual que estas empresas se muestren renuentes a adaptarse o cambiar.

Los resultados de la burocracia en general se traducen en lentitud, alto costo e ineficiencia económica. El cliente de las compañías con estos rasgos resiente la falta de respuesta a sus necesidades y expectativas.

Los rasgos de una empresa burocrática son fácilmente observables: El trato, tanto a clientes como a colaboradores, se va volviendo cada vez más impersonal; la estructura organizacional es jerárquica y cada vez más pesada conforme avanza la burocratización.

En las organizaciones burocráticas, el poder se concentra en manos de pocos directivos, quienes definen las políticas, toman las decisiones respecto al personal y al manejo de recursos, determinan las metas financieras y autorizan los cambios. En general los procesos decisorios ocurren de arriba hacia abajo y hay poco espacio para la participación abierta, aun cuando proliferen las juntas multitudinarias que se llevan a cabo para todo propósito.

La toma de decisiones es especialmente lenta. Algunas aprobaciones pueden tomar meses o incluso años. Los colaboradores requieren de la intervención de los más altos jefes para emprender cualquier nuevo proyecto.

Romper la burocracia es complicado. Demanda la voluntad decidida de los líderes. Y sólo se logra cuando su intención cambia por completo. En vez de buscar que su gente obedezca, ahora necesita procurar que su gente cree y desarrolle nuevos caminos y soluciones pensando por cuenta propia. Esa es la parte más difícil.

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CarlosA. Dumois es presidente y socio fundador de Cedem.

* “Dueñez®”es una marca registrada por CarlosA.Dumois.